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Faites d’Outlook 2002 votre assistant personnel.

Utilisez Microsoft Word comme éditeur d’e-mails

Si vous ne vous sentez pas totalement à l’aise avec l’usage de l’orthographe ou de la grammaire, ne vous inquiétez pas. Vous pouvez vous appuyer sur les dictionnaires de Word en choisissant votre traitement de texte favori comme l’éditeur par défaut de vos courriers électroniques. Le fait d’utiliser Word comme éditeur d’e-mails vous permet alors de profiter de différentes fonctionnalités, comme :

• La correction automatique lors de la frappe, qui permet par exemple de mettre automatiquement une majuscule en début de phrase
• La correction orthographique automatique, qui vous permet de valider l’orthographe de votre texte au fur et à mesure de sa saisie.
• L’utilisation de la numération ou des puces afin de mettre en avant des parties de votre texte
• L’insertion de tableaux. Vous pouvez organiser l’information au sein de votre mail au moyen de tableaux. Quand vous utilisez Word comme éditeur et que vous définissez le HTML comme format par défaut, Outlook 2002 préserve la mise en forme du tableau, et ceci même pour des destinataires n’utilisant pas Word.
• Conversion des adresses Internet e-mail et web. Le logiciel convertit automatiquement lors de la saisie les adresses e-mail et les URL en des liens hypertexte que l’on peut cliquer. Le logiciel convertit également des adresses de sites web (URL) même si ces derniers contiennent des espaces.
• L’utilisation de thèmes. Les thèmes inclus dans Word 2002 confèrent à vos messages un environnement visuel qui leur permettent de sortir des sentiers battus.
• Mise en forme automatique. Vous pouvez formater automatiquement vos messages au fur et à mesure de leur saisie grâce à cette option, par exemple pour insérer des guillemets ou des traits d’union.

Donnez des couleurs à votre agenda

Avec Outlook 2002, vous pouvez désormais attribuer des couleurs à chacun de vos rendez-vous. L’utilisation de codes couleurs vous permet de distinguer plus facilement vos différentes réunions et de différencier la nature de vos rendez-vous (personnels, professionnels, réunissant plusieurs personnes, au bureau, à l’extérieur, important ou au contraire facultatif etc.).

Si vous utilisez Outlook 2002 à la maison et que vous partagez le même agenda pour toute la famille, vous pouvez aussi attribuer des codes couleur à chaque membre de la famille.

Pour modifier les codes couleurs des rendez-vous par défaut, procédez comme suit :

• Placez vous dans la partie Calendrier, puis, depuis la barre d’outils Standard, cliquez sur le bouton « Couleurs du Calendrier ». Vous obtenez le menu Déroulant ci-dessous :

• Choisissez « Modifier les catégories »
• Vous obtenez une boîte de dialogue vous invitant à saisir des étiquettes de nom en face de chaque couleur.
  Si vous utilisez Outlook 2002 dans un cadre familial, vous pouvez par exemple faire correspondre chaque couleur à un nom de membre de votre famille.

Planifiez votre temps de manière à répondre à vos e-mails

Même si vous vous efforcez à répondre régulièrement à vos e-mails au fur et à mesure que vous les recevez, il est parfois très difficile de pouvoir répondre à tout le monde. Si vous voulez être certain de n’oublier personne dans votre correspondance électronique, vous pouvez utiliser la technique suivante afin d’être sûr que vos messages importants ne passent pas « à la trappe ».

La technique consiste à placer un message important sur votre calendrier ou au sein de votre liste de tâches afin de spécifier un moment précis pour y répondre et de bénéficier d’un rappel de la part d’Outlook. Afin de convertir un message en un élément du calendrier ou de votre liste de tâches, procédez comme suit :

• Sélectionnez le message depuis votre boîte de réception, puis « déplacez » le vers l’icône du calendrier dans la barre Outlook à gauche de l’écran en maintenant le bouton de la souris enfoncé. En fait, le message n’est pas déplacé (il n’est pas effacé de la boîte de réception) ; cette action crée un nouveau rendez-vous au sein du calendrier. Ce rendez-vous reprend l’objet du mail, et son contenu est placé dans la zone de commentaires. Si l’horaire proposé par Outlook ne vous convient pas, vous pouvez le modifier, puis valider en cliquant sur « Enregistrer et fermer ».
• Sur votre calendrier sera alors réservée une zone vous rappelant ce mail. Vous pouvez réaliser la même opération avec la liste des tâches.

Vous pouvez réaliser ce type d’opération avec d’autres éléments Outlook comme les contacts ou les Notes. Pour plus d’informations, réalisez cette manipulation en maintenant le clic droit enfoncé, ce qui vous permettra d’obtenir un menu contextuel lors de la copie du mail.

Réalisez une demande de réunion directement avec l’un de vos contacts

Vous disposez de peu de temps pour organiser vos rendez-vous ? Appuyez-vous sur la simplicité d’utilisation de Microsoft Outlook 2002. Vous pouvez par exemple prendre rendez-vous directement avec l’une des personnes de votre liste de contacts.

Pour ce faire, procédez comme suit :

• Ouvrez votre liste de contacts sous Outlook. Sélectionnez le contact approprié, maintenez le bouton de la souris enfoncé puis pointez sur l’icône Calendrier de la barre Outlook. Comme pour le point précédent, cette manipulation a pour effet de générer une nouvelle demande de réunion.
• Il ne vous reste plus qu’à renseigner les champs consacrés à la date et aux heures du rendez-vous. Saisissez ensuite les autres informations que vous souhaitez (par exemple l’objet du rendez-vous), puis cliquez sur « Envoyer ».

Vous pouvez aussi réaliser cette opération mais en pointant cette fois-ci vers la Boîte de réception ou vers les Tâches. Vers la boîte de réception, cela a pour effet de créer un e-mail à destination du contact sélectionné. Vers les tâches, cela vous permet d’assigner une tâche au contact sélectionné.

Enfin, vous pouvez aussi réaliser un clic droit sur le contact, et choisir l’option qui vous intéresse parmi celles proposées au sein du menu contextuel.

Utilisez des rappels, des notes ou des tâches pour être certain de ne rien oublier

Outlook 2002 inclut un certain nombre d’outils vous facilitant la gestion au jour le jour des travaux importants à effectuer. Si vous devez réaliser une tâche particulière, qui requiert votre attention, et doive se faire dans des délais brefs, il est possible de demander à Outlook d’assurer un suivi de cette tâche, de manière à vous rappeler de la réaliser. Pour ce faire, il suffit de sélectionner l’élément, comme par exemple un mail, de faire un clic droit, puis de choisir « Assurer un suivi ». Outlook va alors ouvrir une boîte de dialogue vous proposant de paramétrer un « Indicateur de message pour le suivi », qui vous rappellera au moment souhaité de réaliser votre tâche. A coté du mail en question, Outlook va placer une petite icône en forme de drapeau rouge. Il s’agit d’un symbole visuel afin d’attitrer votre attention sur ce mail.

Vous pouvez également vous appuyer sur l’outil « Notes » proposé par Outlook 2002. Les notes dans Outlook sont l'équivalent électronique des notes autocollantes. Elles vous permettent de rédiger des questions, des idées, des rappels, etc. Les notes vous sont utiles pour stocker des informations dont vous pouvez avoir besoin ultérieurement, par exemple, des instructions ou des formulations que vous souhaitez réutiliser dans d'autres éléments ou documents.

Vous pouvez ouvrir des notes et les laisser affichées pendant que vous travaillez. Lorsque vous modifiez une note, les modifications sont enregistrées automatiquement.

Pour créer une note, procédez comme suit :

• Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Note.
• Tapez le texte de la note.
• Pour fermer la note, cliquez sur l'icône représentant la note dans le coin supérieur gauche de la fenêtre Note, puis cliquez sur Fermer.

Enfin, vous pouvez aussi organiser votre travail par ordre d’importance en vous appuyant sur les Tâches. Grâce à cette fonctionnalité, chaque travail consigné en tâche vous sera rappelé par le logiciel. Mieux encore, pour des tâches répétitives, vous pouvez réaliser des tâches périodiques.

Pour transformer une tâche en une tâche périodique, procédez comme suit :

• Ouvrez la tâche que vous voulez transformer en une tâche périodique.
• Dans le menu Actions, cliquez sur Périodicité.
• Cliquez sur la fréquence souhaitée pour la tâche (Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle, Annuelle).
• Pour répéter la tâche à intervalles réguliers, sélectionnez une ou plusieurs options de périodicité (sur le côté droit de la zone de groupe Périodicité), sauf Régénérer une nouvelle tâche.
• Pour répéter la tâche en fonction de la date d'achèvement prévue, cliquez sur Régénérer une nouvelle tâche, puis tapez un intervalle de temps dans la zone correspondante.
• Sélectionnez les dates de début et de fin.

Seul le propriétaire d'une tâche peut la rendre périodique. Les tâches périodiques s'affichent une par une dans la liste des tâches. Lorsque vous marquez une occurrence d'une tâche comme achevée, l'occurrence suivante s'affiche dans la liste.

Protégez votre système

Avec Outlook 2002, vous pouvez vous assurer un environnement très sécurisé en ce qui concerne la messagerie électronique. Vous pouvez par exemple :

• Vous protéger des virus dans les pièces jointes aux messages électroniques.
• Protéger les messages HTML des virus contenus dans les scripts et contrôles ActiveX.
• Vous protéger des virus de macro contenus dans les documents Office.
• Crypter ou signer numériquement des messages.
• Appliquer des stratégies de sécurité à l'aide d'étiquettes de sécurité sur les en-têtes de message.

Microsoft Outlook contrôle le type de fichier de chaque pièce jointe dans un message que vous recevez. Les types de fichier de niveau 1, tels que les fichiers .bat, .exe, .vbs et .js sont bloqués par Outlook et vous ne pouvez ni voir la pièce jointe, ni y accéder. Votre boîte de réception affiche l'icône du trombone dans la colonne Pièce jointe pour vous indiquer que le message contient une pièce jointe et une liste des fichiers joints bloqués dans la barre d'informations située en haut du message. De plus, lorsque vous envoyez une pièce jointe avec une extension de type de fichier de niveau 1, un message d'avertissement vous indique que certains destinataires Outlook peuvent ne pas être en mesure d'accéder à ce type de pièce jointe.

Par ailleurs, pour vous protéger des virus éventuellement contenus dans les messages HTML que vous recevez, les scripts ne sont pas exécutés et les contrôles ActiveX sont désactivés, quel que soit votre paramètre de zone de sécurité. Par défaut, la zone de sécurité Microsoft Outlook est définie sur l'option Sites sensibles.

Pour plus d’information au sujet de la sécurité, vous pouvez consulter le dossier consacré à ce sujet.

Créez votre carte de visite électronique

Vous avez la possibilité d'utiliser une signature pour ajouter automatiquement un texte aux messages électroniques que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, créer une signature automatique comportant vos nom, fonction et numéro de téléphone. Une signature automatique vous permet également d'ajouter à vos messages un paragraphe type précisant le type de réponse que vous attendez des destinataires.

Vous pouvez créer plusieurs signatures et sélectionner celle que vous souhaitez insérer dans un message que vous venez de créer.

Pour créer une signature numérique, procédez comme suit :

• Dans un document Word ou un message électronique, cliquez sur Options dans le menu Outils, puis cliquez sur l'onglet Général.
• Cliquez sur Options de la messagerie, puis sur l'onglet Signature électronique.

• Dans la zone Tapez le titre de la signature de votre courrier électronique ou choisissez dans la liste, tapez un nom pour votre signature.
• Sous Créez votre signature de courrier électronique, insérez le texte et/ou l'image que vous souhaitez utiliser comme signature.
• Cliquez sur Ajouter.
• Word enregistre la signature comme une insertion automatique dans le modèle Normal.

Pour créer une autre signature, cliquez sur Nouveau, puis répétez les étapes.

Accédez à vos fichiers, vos dossiers et aux pages Web depuis la fenêtre Outlook

Outlook 2002 représente la fenêtre ouverte sur vos informations au quotidien. Vous pouvez accéder à vos mails, votre agenda, vos tâches, vos notes, vos contacts ; vous pouvez collaborer avec les autres personnes de l’entreprise, notamment grâce aux dossiers publics, présents dans Exchange Server. Mais vous pouvez aussi accéder à vos fichiers, vos dossiers personnels ou partagés, et afficher des pages Web depuis Outlook 2002. Outlook joue alors le rôle d’interface unique vers l’ensemble de vos informations.

Pour visualiser ou ouvrir l’un de vos dossiers ou fichiers sur votre ordinateur ou sur le réseau local de l’entreprise, il vous suffit de cliquer sur « Autres raccourcis » dans la barre Outlook à gauche de l’écran, puis de choisir l’icône « Poste de travail ».

Pour afficher des pages Web, procédez comme suit :

• Cliquez sur le menu Affichage, sélectionnez Barres d’outils puis choisissez Web
• Saisissez l’adresse du site Web dans la zone nommée « Adresse »
• Une fois que vous avez ouvert la page Web, vous pouvez naviguer comme au sein de l’Internet Explorer.

Vous pouvez également visualiser vos sites web préférés en cliquant sur l’icône « Favoris ».