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Mettez de l’ordre dans vos courriers électroniques.

Accédez à plusieurs comptes de messagerie depuis un logiciel unique

Il n’est pas rare de disposer d’au moins 2 comptes de messagerie : un professionnel et un pour les mails personnels. Avec Outlook 2002, vous pouvez envoyer et recevoir tous vos mails (professionnels et personnels) depuis une seule et même interface. Pour ce faire, il vous suffit de dérouler le menu Options puis de choisir « Comptes de messagerie ». Vous êtes alors invité à créer les comptes de messagerie qui vous sont utiles. Vous pouvez par exemple créer votre compte professionnel accédant à votre messagerie d’entreprise Microsoft Exchange Server, et créer votre compte personnel Hotmail. Une fois que vous avez paramétré vos 2 comptes, vous pouvez créer 2 raccourcis au sein de la barre Outlook et visionner successivement les mails de l’un ou l’autre compte. Lorsque vous êtes amené à créer un nouveau message, Outlook vous invite à choisir lequel des comptes (dans notre exemple, Exchange ou Hotmail) vous souhaitez utiliser.

Utilisez des règles de gestion de votre courrier électronique

Vous pouvez faire travailler Outlook de manière à trier le bon grain de l’ivraie. En effet, parmi les mails que vous envoyez et que vous recevez, tous ne sont pas de la même importance.
Vous pouvez demander à Outlook d’effacer ou au contraire de mettre en valeur certains e-mails.

Pour ce faire, vous pouvez solliciter l’Assistant Gestion des messages. Celui-ci peut, par exemple, vous permettre de jeter automatiquement à la corbeille tel ou tel type de mail ou au contraire de vous avertir par un message sonore particulier de l’arrivée d’un mail doté d’une importance haute. Mieux encore, une fois vos règles mises en place, vous pouvez les appliquer à l’ensemble de vos mails déjà reçus et présents dans votre boîte de réception. Pour accéder à l’Assistant Gestion des messages, vous pouvez dérouler le menu Outils, dans la liste « Appliquer les modifications à ce dossier ». Cliquez sur la boîte de réception appropriée. Cliquez sur Nouveau. Puis laissez-vous guider par le logiciel.

Utilisez des dossiers personnels pour stocker vos informations

Quand vous créez des messages, des rendez-vous, ou des tâches, Outlook enregistre l’information sur votre ordinateur dans un fichier personnel portant l’extension .pst. Attention, si vous utilisez la messagerie d’entreprise Microsoft Exchange Server, ce fichier .pst est stocké sur le serveur. Si ce fichier est stocké localement sur votre PC, cela peut être un excellent moyen d’organisation et de sauvegarde de vos données Outlook.

Par exemple, si vous souhaitez organiser chaque partie d’Outlook (e-mails, rendez-vous, tâches etc.) dans un dossier spécifique, vous pouvez créer un fichier .pst additionnel pour chaque catégorie.

Pour créer un nouveau fichier .pst, déplacer et copier des éléments au sein de ce fichier, procédez comme suit :

• Dans le menu Fichier, sélectionnez Nouveau, puis « Fichier de données Outlook »
• Dans la zone « Types de stockage », cliquez sur l’option « Fichiers de données personnels (.pst) »
• Dans la boîte de dialogue suivante, nommez votre fichier.
• Pour voir les fichiers Outlook, cliquez sur le menu Affichage, puis « Liste des dossiers ».
• Il ne vous reste plus qu’à déplacer les éléments que vous souhaitez placer dans votre nouveau fichier. Pour uniquement copier les éléments (et non les déplacer), maintenez la touche CTRL enfoncée pendant que vous sélectionnez les éléments avec la souris.

Enfin, vous pouvez également enregistrer une copie de ce fichier de manière à sauvegarder vos données en cas de problème. Il est à noter qu’un utilitaire gratuit existe de manière à réaliser cette opération de manière automatique.
Vous pouvez obtenir plus d’information sur cet utilitaire ici.

Débarrassez-vous automatiquement des mails sans importance

Si vous trouvez que votre boîte de réception est polluée par un trop grand nombre d’e-mails sans importance (publicité, promotion vers des sites Web, e-mailing etc.), vous pouvez avoir recours à certains outils présents dans Outlook 2002.

Par exemple, Outlook 2002 peut rechercher des phrases types présentes dans des e-mails de manière à classer automatiquement ces messages dans l’endroit approprié. On peut ainsi se débarrasser de ce que l’on appelle les « junk mails ». Tout cela se fait au travers de la commande « Organiser », présente dans la barre de menu Standard.

Il est également possible de mettre en place des filtres afin d’éconduire ou de classer automatiquement certains e-mails. Un filtre est un moyen pratique d'afficher uniquement les éléments ou les fichiers qui remplissent les conditions que vous spécifiez. Par exemple, vous pouvez filtrer tous les éléments contenant le nom « Nathalie Navarro » dans la zone « De » afin d'afficher seulement les éléments envoyés par Nathalie Navarro. Tous les autres éléments demeurent dans le dossier ; il suffit d'enlever le filtre pour les afficher de nouveau. Lorsqu'un filtre est appliqué à un dossier sélectionné, la barre d'état comporte la mention « Filtre appliqué » dans l'angle inférieur gauche de l'écran.

Pour plus d’informations au sujet des règles d’Outlook 2002 et de l’organisation de vos e-mails, nous vous invitons à découvrir cet article nommé « Suppression de courrier indésirable dans Outlook 2002 ».

Economisez de l’espace disque avec l’auto-archivage

Au fur et à mesure que vous recevez et envoyez de nouveaux e-mails, votre boîte de réception tend à devenir de plus en plus importante. De manière à conserver votre boîte de réception gérable, il peut être nécessaire d’archiver les éléments les plus anciens ; il s’agit d’éléments importants à conserver mais dont il n’est pas crucial de pouvoir y accéder en permanence. La fonctionnalité d’auto-archivage d’Outlook s’occupe de gérer pour vous automatiquement ce processus.

L’auto-archivage se lance à intervalles réguliers programmés, en stockant les éléments expirés et en détruisant les fichiers présents dans la corbeille (« Eléments supprimés »). Par défaut, cette fonctionnalité est active. Un élément est considéré comme ancien quand il est présent dans votre boîte de réception depuis une période de temps donnée, par exemple 6 mois.

Après qu’Outlook ait archivé les éléments, vous pouvez retrouver ceux-ci dans la « Liste des dossiers », dans l’espace nommé « Elément archivés ». Si vous ouvrez ce dossier, vous observerez qu’Outlook conserve la même arborescence de manière à pouvoir s’y retrouver plus facilement. Vous pouvez copier ou déplacer des éléments archivés dans leurs dossiers d’origine.

Utilisez les fonctions de recherches avancées pour faire le ménage dans votre boîte de réception

Partons du principe que vous ne souhaitez pas dépasser une certaine taille sur votre disque dur pour vos informations liées à Outlook. Vous pouvez facilement repérer, pour les effacer, les fichiers qui prennent le plus de place ; par exemple les e-mails contenant des pièces jointes. En effet, même si un mail a un poids très faible, un fichier attaché peut être lui beaucoup plus conséquent en terme de taille mémoire.

Vous pouvez alors utiliser la fonction de recherche avancée d’Outlook 2002 :

• Dans le menu Outils, cliquez sur « Recherche avancée »
• Cliquez sur l’onglet Autres choix
• Dans « Rechercher », choisissez « Messages »
• Dans « Taille », choisissez « Supérieur à », puis saisissez un nombre ; par exemple 500, pour chercher les mails supérieurs à 500 ko (0,5 Mo).